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采购／付款管理循环体系是任何一个企业、机关、团体都必须面对的事务，也是任何一个董事长、总经理、机关主管．．．．．．等高阶主管都非常关心的管理循环体系．如何规划好一个采购／付款管理循环体系，避免多备料、漏备料、备错料、早备料、晚备料、高价购料……等等失误,不但可以大幅降低采购成本，提高采购效率，避免重覆付款，同时又可以发挥内部控制、内部稽核的重大功能，让董事长、总经理、机关主管．．．．．．等高阶主管可以对这个重要的运作机制放心，确实是非常需要专业的顾问师提供协助的一项重大任务．
一、PCB产业在采购循环管理体系中的采购项目所包含之范围：
一个企业对外采购的项目种类若依据其类别和属性，可区分为下列几大类：
大类别 属性 定义说明
1、资材类 原材料 用于投入生产制成品或半成品的直接原材料．
半成品 虽然半成品几乎都是自制品，但部份半品 可以采用购入方式取得．包括向供应商或关系企业采购．
制成品 虽然制成品几乎都是自制品，但部份制成品也可以采用购入方式取得．包括向供应商或关系企业采购．
商 品 直接购入之后就出售的货品，不需经过加工制造者．
间接物料 用于投入生产制造成品或半成品过程的间接耗料．
无库存品 采购取得的货品，不存在库存问题的货品，例如软件．
2、固定资产类
2
土 地 土地．
厂房建物 厂房或是建筑物，及其改良设施．
机器设备 各种机器设备．
检测仪器 各种检测仪器．
运输设备 各种运输设备：卡车、汽车、叉举车、箱形车．．．．等．
办公设备 各种办公使用设备．
通信设备 各种通信设备：电话总机、座机、手机、小灵通．．．．等．
其它设备 各种其它设备．
3、费用类 文具用品 各种文具用品．
书报杂志 各种书报杂志．
办公用品 各种办公用品．
日常表单 各种日常表单．
维修工具 各种维修工具．
检验工具 各种检验工具．
列管财产 各种列管财产．
杂项购置 各种杂项购置．
4、工模类 模 具 各种模具：注塑模、冲压模、铸造模、押注模、楦头．．．．．等．
工 具 各种工具．
治 具 各种治具．
夹 具 各种夹具．
网 版 各种网版．
刀 具 各种刀具．
花 版 各种花版．
非 林 各种非林．
其 它 各种程式、Loader、Unloader、Film……等辅助生产工具．
5、维修类 维修备品 用于维修机器、设备、厂房．．．．．等用途的维修零组件．
一个企业对外采购的项目种类非常的多，可是，并不是所有的采购项目都必须纳入采购管理体系，对于小于一定金额以下的项目，并不值得纳入采购管理体系来加以处理者，可以使用零用金支出的方式处理，反而可以节省管理成本．例如：总经理的司机购买一张３块钱的地图，或业务经理出差前由财务部门协助购买一张机票，这类的采购项目就直接采用零用金报支的方式处理，而不须要经过：请购、采购、检验、验收．．．．．．等作业程序．如果购买一张３块钱的地图还必须透过标准采购作业流程，其所耗费的纸张、签核程序、以及管理成本，肯定比这张地图的价格多数倍的金额．
因此，财务部门或高阶主管必须在采购管理体系中规定：企业对外采购的各项货品，哪些项目应该纳入采购管理体系，高于多少钱者应该纳入采购管理体系，其它则以零用金报支方式加以处理，就是在管理实务上所谓的：“明确化”。
二、采购循环管理体系在供料(供货)厂商所在地区上的区分：
采购管理在供应厂商的划分上，可以区分为：国内采购，国外采购两种．由于国外采购和国内采购在作业程序上有许多差异，所以必须加以区分， 主要的原因有下列几个重要差异：
１．国内采购的交易模式比较单纯，供应厂商和客户都同时在一个国家之内，而且大部份都是在附近地区，收／付款和进／出货都很容易，而且容易建立互信．就算发生诉讼案件，也可以花较少的时间和成本处理．
２．国外采购的交易模式比较复杂，供应厂商和客户并不在同一个国家之内，厂商出了货担心收不到钱，客户担心付了钱取不到自己需要的货品，所以就必须透过买卖双方公司的往来银行协助处理L/C信用证或T/T电汇的事宜，尤其进／出口的运费、仓租费、保险费、手续费、报关费、关税、拖柜费、L/C利息费用．．．．．．等等，都要加入到进货成本里头．万一买卖双方发生争议而必须进行诉讼时，跨国诉讼的费用就非常庞大，加上不同语文的差异，就得花上许多功夫，因此，采用的标准作业流程肯定和国内采购不同．
３．国内采购的料品，经过品检部门检验合格之后才会认定验收程序，并确认双方的债权债务关系，如果检验不合格的话，判定拒收，厂商就得要自行领回货品，双方就没有完成任何交易．可是外购的料品一旦进口报关完成，海关放行后，就视为完成验收程序，提货入库之后，仅管检验不合格，也视为债权债务已经发生．买方对于不良品必须办理退货复运出口的程序，才能冲抵先前立帐的债务凭证，或透过Credit Invoice进行退款的作业．
国内采购和国外采购的标准作业流程等待后面章节在加以详细解释．
三、PCB产业的采购循环管理体系在职权上的规划：
一个完整的采购管理体系制度规划必须具备：防错、防呆、防弊的机能，同时达到：(1)．降低采购成本．(2)．提高采购效率．(3)．避免延误交期，耽误生产．(4)．避免积压存货，积压资金．(5)．快速解决异常状况，避免报废损失等5个的重大目标．为了要达到上列目标，在采购管理职权上的规划就必须区分为下列权限：
1.请购权：拥有可以提出对货品需求的请购权限．为了避免发生球员兼裁判的情况发生，请购权和采购权是必须分开的，拥有采购权者不得是请购者．
2.议价权：拥有可以对供货厂商询价、议价、定价的职权．
3.认样权：拥有对厂商供应货品的样品承认权，对于货品供应商的制造合格货品的能力加以确认．
4.采购权：在其它部门提出请购单的需求条件下，拥有对合格供应商下采购单的职权．
5.质量权：对于供应厂商交付的货品，拥有检验并判定其是否符合质量水平的权限．（依据样品承认书的标准进行检验）．
6.数量权：拥有对于供货厂商的交付货品，点收其数量是否与其交货单据相符的职权．
7.稽核权：对于请购、采购、收料、检验、验收入库、进项发票、Invoice、报关单、提单、采购退货单、采购折让单、Debit Note、Credit Note、请款对帐单、付款冲帐单、．．．．．等等采购作业过程进行的单价、费用、税额、采购程序、单证的内容．．．．．．执行稽核的权限．
8.审核权：对于采购／付款循环管理体系使用之各种单据进行审批的权限．
当整个采购付款管理体系的制度规划将这八大权限切割了之后，再透过电子报价、工作轮调、倉库每日稽核盘点、物控七大手法等严密的管理手段， 任何企业的采购付款管理体系就可以将可能发生的弊病降低到最小的程度．
四、采购／付款循环管理体系标准作业流程(S.O.P)：
采购付款循环体系的标准作业流程(S.O.P)会因为国内采购、国外采购、以及公司所选用的各种物控管理技术的不同而影响其作业流程设计，例如：采用MRP2或采用J．I．T或寄库管理的不同物控管理技术，采购、收料、检验、验收、发票开立的作业流程就不相同，同时还会影响库存管理的应用技术．兹借物控七大手法的标准作业流程图的范例加以说明。
五、PCB产业在采购付款循环管理体系中使用单据及签核程序：
采购付款循环体系所使用的单据是配合标准作业流程而设计，不同的作业流程就必须配合不同的单据使用，这样才能让整个采购付款循环体系的作业流程可以顺利的运作．我们把不同的管理模式所使用的流程及单据加以说明如下：
项次 单据代码 单据名称 用途说明
01 E1/Q2 请购单 除了零用金采购的货品之外,任何货品的采购都必须要以请购单方式提出请购.
02 E1/Q3 采购单(订购单) 公司对外采购货品,应该以采购单作为对外的凭证,并且,采购单必须过厂商确认,表示其对该张采购单的各项货品的单价、交期、交易方式、、、、、、等内容均同意,没有问题。
03 I1/Q1 采购暂收单 供料厂商交货到公司(工厂),由仓库点收数量无误,但是尚需等待相关部门进行验收,此时可以暂收单处理,表示确实收到厂商之货品,但并未完成交易。
04 I1/Q2 采购检验单 对于必须要经过质量部门检验的货品,品检部门以采购检验单来进行检验作业.而检验单则由计算机自动生成。
05 E1/Q4C1/Q1 采购验收单采购验收入库单 检验合格的货品或免验的货品,以采购验收单作为对厂商货品验收的依据,也是债务凭证确认的依据.如果是资材类的货品,需要办理入库程序,则以采购验收入库单为入库凭证.采购验收单和采购验收入库单是相同的单据但有部份内容不同,入库单要注明存放的储位但不需要显示单价,验收单要显示单价、币别、交易条件、、、等,但不必注明储位。
06 验收报告 对于不需要经过品检部门检验,而且金额较大的资产类设备、仪器、、、等货品,则采用验收报告来处理验收的程序.
07 J6/Q1 进项发票 对于采购验收的货品,供应厂商必须开立营业税或增值税发票,作为依法纳税的税务凭证。
08 E1/Q5 采购退货单 对于经过验收程序之后所发生的退货,使用采购退货单作为对厂商退货的凭证,也是一种应付凭单的原始单据,只是其为扣项而已。
09 E1/Q5 采购折让单 对于采购验收以后所发生的金额折让事项,使用采购折让单作为对厂商折让的凭证，也是一种应付凭单的原始单据,只是其为扣项而已。折让单又可以区分为:1.单项货品折让:即,对每一项货品注明折让金额.这种折让会影响进货成本.2.总额折让:不注明对单项货品进行折让,只给一个总折让金额,这种折让不会影响进料或进货成本,在会计总帐上是作为其它收入登帐。
10 J6/Q2 进项退回/折让证明单 对于进料(进货)退回或折让的原始凭证,政府的税法规定必须开立进项退回/折让证明单,作为税务凭证。
11 E1/Q10 Invoice商用发票 当采购进货是从国外进口的货品或保税区转厂时,必须使用商用发票作为交易的税务凭证。
12 E1/Q5 Credit Note 或Credit Invoice 对于已经进货验收的货品,因为某些原因必须将应付帐款扣抵,或做折价的处理,可以使用Credit Note 或Credit Invoice处理。
13 E1/Q4 Debit Note 或Debit Invoice 对于已经进货验收的货品,因为某些原因必须将应付帐款追加,或做提价的处理,可以使用Debit Note 或Debit Invoice处理.
14 C4/Q3 进口报单 对于进口货品,必须向海关申报,才能获得进口货品放行.
15 B/L进口提单 对于进口的货品,必须取得提单,才能有权利向相关单位提取货品.
六、采购付款循环管理体系中使用的报表及其格式范例：
任何管理循环体系的报表都可以区分为：１．一般使用者日常使用报表．２．管理主管使用的管理报表．３．稽核部们使用的稽核报表．４．高阶主管使用的统计分析报表．５．决策性统计分析图表等．我们将这些报表项目分类整理如下：
属性 代码 报表／图表名称 用途说明
日常报表 部门别请购明细表 提供各请购人员提出之部门请购单明细表,供相关人员核对使用。
料品别请购明细表 将使用者设定之请购料品及请购日期及采购类别范围之资料,依据料品编号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
待采购请购单明细表 将使用者设定之请购单号及请购日期及采购类别范围之资料,依据请购单号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
批号别请购明细表 将使用者设定之生产批号范围之请购料品项目,及其厂商供料单价资料打印到80行报表纸上,供相关主管或承办人员参考使用。
批号别采购明细表 将使用者设定之生产批号范围之采购料品项目及其厂商供料单价(总价)资料或进料状况资料打印到80行报表纸上,供相关主管或承办人员参考使用。
各式查询采购明细表 将使用者设定之厂商别,采购料品及采购日期范围之资料, 依据厂商或品编号或采购日期大小顺序打印到80行报表纸上, 供各采购人员及相关主管参考使用。
采购相关作业催料表 将使用者设定之范围内尚未交清之采购料品明细资料,依据 (1.厂商别 2.料品别3.批号别)不同顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员向厂商催料, 或提供相关主管及人员参考使用。
采购验收/退货明细表 将使用者设定之验收日期范围之某位采购人员所采购验收之资料,依据厂商别,料号别或日期别大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关 主管参考使用。
未开L/C采购单明细表 将使用者设定之L/C开状期限日期范围内, 尚未开立 L/C或尚未登录L/C资料到相关采购单之明细, 依据采购单编号大小顺序打印到80行报表纸 上,供各采购人员,财务人员及相关主管参考使用。
待(已)确认验收明细表 将使用者设定之验收 (退货)日期及采购人员代号范围之所有尚未经过确认程序之资料,依据厂单据编号大小顺序打印到80行报表纸上。
各月采购验收单 将使用者设定之结帐日期及供料厂商之范围,将该月份结帐之采购验收单及退货(折让)单资料,依据供料厂商编号大小顺序打印到80行报表纸上。
实际/标准成本差异表 将使用者设定之年度月份及料号之范围,其采购验收单价和标准成本单价之差异报表,依据料号大小顺序打印到80行报表纸上。
待确认采购单明细表 将使用者设定之采购日期及采购代号之范围,将尚未确认之采购单资料明细打印。
采购L/C开状明细表 将使用者设定之厂商,开状日期及报表类别之范围, 将已经开立信用状之资料明细。
采购料品交期明细表 提供各部门采购料品交期明细资料表,供相关人员核对使用。
采购交期异常查询表 将生管(物管)之需用日期和采购单之预定交期有差异,而且已经会造成停工待料之资料或会造成太早进料之料品数据打印到80行报表纸上。
采购提前进货明细表 将供料厂商在某段期间内,比预定交期提早交货的验收明细表整理并打印报表。
进口料品分批成本表 提供采购及成本会计人员每一批进口料品之单位成本,让相关人员掌握到进口料品之正确成本。
厂商别催料通知单 提供采购人员向厂商催料之明细表,以节省电话联络之时间成本.计算机会依照不同厂商,分别打印一张催料表,向厂商通知其近期应该交清之料品项目及数量。
部门请购单明细表 提供各请购人员及其所在部门提出的请购单明细或一览表,供相关人员核对使用。
请购单未转采购查核表 提供各部门请购单尚未结转正式采购单之资料,或请购数量和采购数量有差异之明细资料表,供相关人员核对使用。
外购料品船期催料表 提供外购料品船期催料表,供相关人员核对使用。
请购已转采购单差表 提供各部门请购单已转结转正式采购单之资料,出现异常之明细资料列印出来供稽核使用。
管理报表 料品供应厂商明细表 将使用者设定之料品供应厂商明细及该厂商相关资料,依据料品编号大小顺序打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
厂商邮递标签列印 将使用者设定之的范围或选项打印或采购单号之范围, 将厂商地址，厂商名及收件人列印出来供使用。
厂商邮递信封列印 将使用者设定的范围或选项之资料 , 依据邮递方式不同列印相应的邮递信封资料，供采购人员使用。
厂商基本资料卡列印 将使用者设定的厂商代号、厂商报表类别(区域、等级、型态或不分)选取相关范围资料，列印出相应供应商的基本资料，供相关人员参考使用。
供料厂商资料简要表 将使用者设定的厂商代号、厂商类别(供料、外包、家庭代工、其它或全部)及是否打印营业项目的设定选取相关范围的资料，列印出相应供应商的帐款、电话等基本资料，供相关人员参考使用。
厂商供应料品明细表 将使用者设定之供料厂商范围选到相应资料,依据供应商编号大小顺序，每个厂商供料明细分页打印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
厂商别料品报价明细 将使用者设定之报价日期和报价厂商范围选到相应资料,依据报价单编号大小顺序，将该厂商所有的报价记录列印到80行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
料品别厂商报价明细 将使用者设定之料品范围选择相应资料,依据料品编号大小顺序，将该料品的所有报价记录列印到80行或132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
厂商联属公司明细表 将使用者设定之厂商范围选择相应资料,，将该厂商所有的相关联的公司明细列印出来,供各采购人员及相关主管参考使用。
稽核报表 新进料品进价查核表 将使用者设定的料品建档日期以及有无单价范围之料品进价设定资料,依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
料品进价变动查核表 将使用者设定的验收日期以及料品范围之采购验收资料,依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
无采购单验收查核表 将使用者设定的验收日期、厂商代号以及料品范围之采购验收资料,将无采购单的验收单依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
采购超交资料明细表 将使用者设定的验收日期、厂商代号以及料品范围之采购验收资料,将超交的采购单号和超交数量依据料品编号顺序打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
交货延误交期明细表 将使用者设定的预定日期以及厂商代号范围之采购单和及其对应的采购验收单资料,将交货延期的采购单号和延期天数打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
采购异常验收明细表 将使用者设定的验收日期范围之采购单和及其对应的采购验收单资料,将任常有异常的采购单号打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
采购验收未入库稽核表 将使用者设定的验收日期以及供应厂商范围之采购单和及其对应的采购入库单、采购验收单资料,将有验收单无入库单或有入库单无验收单的不匹配的采购单号打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
验收确认无A/P稽核表 将使用者设定的验收日期之采购验收单资料,没有产生应付凭单的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
正常验收无单价稽核表 将使用者设定的验收日期以及供应厂商之采购单和采购验收单资料,将没有采购单价和金额的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
验收单价格异常稽核表 将使用者设定的验收日期以及供应厂商之采购单和采购验收单资料,将采购验收单的单价和采购单单价不一致或超过最高进价的采购验收单资料打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
采购进退货/传票稽核表 将使用者设定的凭证日期之范围的传票资料,将采购验收单和退货单金额、月结等不一致的传票打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
验收/退货单/发票查核表 将使用者设定的凭证日期之范围的发票资料,将采购验收单和退货单如单价、数量、金额等不一致的发票打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
厂商采购进度表 将使用者设定的交期以及供应厂商之范围的采购单资料,将对应采购单的每项采购料品的进度打印出来，供采购人员和相关人员稽核使用。
统计报表 厂商月份进货统计表 将使用者设定之月份以及供料厂商范围之采购验收及进料退出之资料,依据厂商编号或进料金额之大小顺序打印大小顺序打印当月之合计进料总额。
料品别月份进货统计表 将使用者设定之月份以及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。
厂商+料号月统计表 将使用者设定之月份以及料品编号范围按供应厂商不同之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。
厂商年度进货统计表 将使用者设定之年度及供料厂商范围之采购验收及进料退出之资料,依据厂商编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额。
料品别年度进货统计表 将使用者设定之年度及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据料品编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额, 各月份单位进料成本到132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
厂商+料号年统计表 将使用者设定之年度及料品编号范围分供应商不同之采购验收及进料退出之资料,依据料品编号大小顺序打印12个月份之各月进料金额及合计进料总额, 各月份单位进料成本到132行报表纸上,供各采购人员及相关主管参考使用。
采购人员贡献度月报表 在统计并打印每个采购人员当月份采购进料之进料成本和标准成本之金额差异,并核算所有料品采购进料之合计总成本差额及其贡献度,做为采购人员绩效考核之参考。
日期区间统计报表 使用者设定之日期以及料品编号范围之采购验收及进料退出之资料,依据各种排序方式,将进料总额打印到80行报表纸上。
料品分类月份进货统计表 提供依料品分类及月份所统计之明细资料表。
料品分类年度统计表 提供依料品分类及年度所统计之明细资料表。
采购准时交货率统计表 提供依交期、厂商、采购分类所统计之明细资料表。
统计图表 地区别厂商分布统计表 依据使用者设定的区域范围和厂商资料范围选取相应资料，制作成一份含有详细厂商名称的地区别厂商分布图，供采购人员和相关主管参考使用。
七、采购／付款循环体系中，债务凭证的确认及其立帐基础的分析：
采购/付款循环体系在债务凭证的确认方面，区分为加项和扣项的债务凭证两种，所谓加项，就是应付帐款的增加项目，所谓扣项，就是应付帐款的减少项目．在应付帐款的增加项目方面：采购验收的过程里，会产生许多相关单据，包括：采购验收单、IQC采购进料检验单、采购验收入库单、进项发票、固定资产验收报告、Invoice、进口报关单、进口提单．．．．．．等等，到底财务部门应该以哪一种单据作为债务凭证的认列依据？可以确保债务不会重复立帐，不会漏帐，而且能购避免造成重复付款的情况．
由于采购验收程序会因为１．采购货品项目的类别不同 ２．国内／国外采购来源的不同 ３．采购型态(方式)的不同 等原因而产生不同的采购验收流程规划设计，同时也就会产生不同的单据种类，例如：国外采购会产生有Invoice，可是国内采购则大部份不会有Invoice，而国内采购则会有进项发票（增值税或营业税发票），或定额发票等．对于采购资材类的料品，会产生IQC进料检验单，可是采购固定资产类的货品则必须填写固定资产验收报告．．．．．．等．对于这么多种类的交易单据，如果财务部门的立帐基础不正确，肯定会发生重复付款的情况．因此，债务确认的基础是一项非常重
要的问题，务必加以嫠清．在采购验收过程中众多的交易单据(凭证)里，不论是国外采购或国内采购，也不论是采购资材类货品或固定资产类或费用类货品，唯一共通使用到的单据(原始凭证)就是：＂采购验收单＂，依据采购验收单作为确认债权的基础，是１００％不会漏帐、不会错帐、不会重复立帐的唯一做法．
一旦债权基础确认了，下一个问题就是应付凭单的立帐时机：对于国内采购的料品(货品)，政府税务机关订定有关的税法规定，应该依据公司经营的产品类别及其经营的型态．．．．．．等等事项而开立不同类型的统一发票(GUI)，而课税方式和税率又包括：外加税、内含税、农牧产品内含税、免税等不同种类的课税方式和不同的税率．对于买卖双方的交易而言，开立统一发票只是一种税务凭证，表示买卖双方有依据政府的税法规定开立发票，可是，就算采购验收完成了，尚未开立统一发票，并不表示双方的债权、债务就不成立，如果１０月份的交易于１１月份才开立发票，１０月份的总帐会计里头依然必须认列该笔债务，否则总帐会计的本期进料(原材料)科目的帐目和制造成本会计本期进料的帐目肯定会出现不平衡(不相等)的情况．
居于上列的情况说明，可以获得下列结论：＂采购验收单＂是债务确认的基础，可是，必须配合进项发票(国内采购)或Invoice(国内采购)的税务凭证之后，财务部门才会认列该笔债务于应付凭单的帐务里，在税务凭证尚未到齐的情况下，为了配和总帐会计的结帐，暂时采用＂暂估货款(暂估料款)＂的会计科目来代替＂应付帐款＂的会计科目．表示债务已经发生，但缺少税务凭证，所以还不能正式立帐，而必须采用廻转分录的方式处理该等帐务．至于付款的申请，肯定得等到取得税务凭证之后才得以为之．至于非正规的帐务处理方式，则非本讲义内容所涉及之范围．
在应付帐款的扣项方面：采购作业过程里，不论是国内采购或国内采购，也不论采购货品的项目，难免会发生一些异常状况，而异常状况所使用的单据又包括：采购退货单、采购折让单、Credit Note、品质异常扣款通知单等等．这些采购作业异常的处理单据，就是债务凭证的扣项认列基楚，而配合着这些原始凭证的税务凭证，则有：进项折让(退货)证明单红字发票，Credit Invoice．．．．．等等．至于立帐的时机，原则和前述的应付帐款的加项的处理方式相同．
八、采购／付款循环管理体系的基础资料规划建议：
１．采购柜台(代码)的规划建立：
一个企业的＂采购作业工作量＂会因为产品用料的复杂度，营业和生产的规模、采购料品的种类多少而影响，所以采购部门人员的人数就可能不同．此外，因为采购人员因故又会离职或调职，所以，对于采购工作的安排，就必须以采购柜台的观念来处理，把采购柜台设定为：＃０１，＃０２，＃０３，＃０４，＃０５，＃０６……等等，或是用英文字母也可以．例如：＃０１号采购柜台负责采购电阻类、电容类、IC类、Connector类，＃０２号采购柜台负责采购机构类的料品：上壳、下壳、内壳、按键、开关、注塑类的部件．．．．．等等，依此类推．当原来负责＃０１号采购柜台的林明芳小姐调职或离职时，换上一位郑秀美小姐负责，采购柜台号码＃０１并不需要更改，所有工作并不会受到人员变动的影响．万一有一天，采购工作份量加大或减少时，采购柜台就会同步增加或减少，就必须进行采购工作重新分派，此时，执行下列第５个项目：采购料品的工作分派处理，就可以在２分钟之内把全部采购工作重新安排好，算是一种非常高效的处理技术．
２．供料(供货)厂商的资料建档：
对于供料(供货)厂商的开发和评估，以及供料(供货)厂商的资料建档，在采购管理是一个必要的程序．一个供料(供货)厂商的资料建立，至少必须具备下列字段栏位：厂商代号、厂商名称、银行帐户信息、交易方式及付款方式、法人、营业项目、等级、区域、通路、联系人及其地址、电话、商标、唛头等，才能完整记录该供料(货)厂商的相关信息，供料(货)厂商的管理才有据可依。
３．采购付款方式的规划建立(Payment Term)：
采购付款循环体系最终的工作项目就是付款冲帐作业，而付款冲帐作业的依据则是在对供货厂商采购下单前洽谈好的付款方式（Payment Term），采购人员必须在请购单作业过程中就把将来该如何付款注明清楚，否则各部门主管在不知道该如何付款的条件下，如何完成请购单的签核程序？
付款方式（Payment Term）是一个非常灵活的项目，只要买卖双方达成协议的付款方式，都可以接受，计算机软件也务必可以处理．我们将其国际通用的付款方式（Payment Term）范例整理如下，并加以说明：
代码 英文说明 中文说明 备注说明
T/T(Before) 电汇预付现金 货品付运前几天，进口商先向出口商支付全部货款,出口商之后出货。 通常用于小额交易或订造货品。
T/T(At Sight) 电汇预付现金 货品付运之前，进口商先向出口商支付全部货款,出口商立即出货。 通常用于小额交易或订造货品。
T/T(After) 电汇支付现金 货品付运后几天，进口商才向出口商支付全部货款,出口商事前出货。 通常用于小额交易或订造货品。
(L/C) 银行信用证 这是买方要求银行（开证银行）签发的文件，证明银行承诺在卖方符合跟单信用证具体规定的情况下，向卖方支付指定金额 。 信用证分为:At Sight即期信用证，Usanse远期信用证．
跟单托收 出口商如要在收款前或获得付款的 承诺前保留对货品的控制权，可安 排跟单托收 。 在国际贸易中十分普遍 。
D/P 付款交单 出口商透过托收银行，指示代收银行在收款后向进口商发放所有权及其他货运文件 。
D/A 承兑交单 出口商透过托收银行，指示代收银行在进口商承兑汇票后发放所有权及其他货运文件。
O/A 放帐（赊帐） 卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，以后再开帐单。买方与卖方的赊帐安排并没有以书面作出付款保证。 此种付款式中，出口商手上的欠款凭据有限，所以风险较大。
Monthly 月结？天 卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到每个月底才整理对帐单，向买方对帐请款．
Next Month 次月结？天 卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到下个月底才整理对帐单，向买方对帐请款．
Weekly 周结？天 卖方直接送货给买方，先发出发票及其他货运单据，到每周结束才整理对帐单，向买方对帐请款．
Cash 现金交易 卖方直接送货给买方，发出发票及其他货运单据，同时收取现金．
By Terms 分期付款 卖方直接送货给买方，发出发票及其他货运单据，并按照合约的内容，分期收取不同数额的货款． 这种付款方式主要用于项目型的产品交易模式．
Others 其它付款方式 交易是买卖双方共同商议而达成的结果，只要双方同意，就可以付诸于合约或订单之内容中，不限条件．
４．采购交易条件的规划建立(Price Term)：
所谓的采购交易条件(Price Term)，就是明确买卖双方交易价格订定的责任范围，卖方销售货品给买方应该对该笔交易负责到甚么程度，其价格基础是如何认定．
采购交易条件(Price Term)也是一个非常灵活的项目，只要买卖双方达成协议的交易条件，都可以接受，计算机软件也务必可以处理．我们将其国际通用的交易条件(Price Term)范例整理如下，并加以说明：
代码 英文说明 中文说明 备注说明
FOB FREE ON BOARD 离岸价格 指卖方必须在合同规定的装运期内在指定装运港将货物交至买方指定的船上，并负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。
CIF COST,INSURANCE AND FREIGHT 到岸价 指卖方必须在合同规定的装运期内在装运港将货物交至运往指定目的港的船上，负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险，并负责办理货运保险，支付保险费，以及负责租船或订舱，支付从装运港到目的港的运费。
CFR COST AND FREIGHT 成本加运费（…指定目的港） 指卖方必须在合同规定的装运期内,在装运港将货物交至运往指定目的港的船上,负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险,并负责租船或订舱,支付抵达目的港的正常运费。
FCA FREE CARRIER 货交承运人（…指定地） 是指卖方必须在合同规定的交货期内在指定地或地点将经出口清关的货物交给买方指定的承运人监管，并负担货物被交由承运人监管为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。买方必须自负费用订立从指定地或地点发运货物的运输合同，并将有关承运人的名称、要求交货的时间和地点，充分地通知卖方；负担货交承运人后的一切费用和风险；负责按合同规定收取货物和支付价款。FCA术语适用于各种运输方式，特别是集装箱运输和多式运输。
CPT CARRIAGE PAID TO 运费付至（…指定目的地） 是指卖方支付货物运至指定目的地的运费。在货物被交由承运人保管时，货物灭失或损坏的风险，以及由于在货物交给承运人后发生的事件而引起的额外费用，即从卖方转移至买方。
CIP CARRIAGE AND INSURANCE PAID TO 运费、保险费付至（…指定目的地） 是指卖方除了须承担在CPT术语下同样的义务外，还须对货物在运输途中灭失或损坏的买方风险取得货物保险，订立保险合同，并支付保险费。
EXW EX WORKS 工厂交货（…指定地） 是指卖方在其所在处所（工厂、工场、仓库等）将货物提供给买方时，即履行了交货义务。除非另有约定，卖方不负责将货物装上买方备妥的车辆，也不负责出口清关。买方负担自卖方所在处所提取货物至目的地所需的一切费用和风险。这个术语是卖方负担最少义务（minimum obligation）的术语。如买方不能直接或间接地办理出口手续，则不应使用本术语，而应使用FCA术语。
FAS FREE ALONGSIDE SHIP 船边交货（…指定装运港） 是指卖方在装运港将货物放置码头或驳船上靠船边，即履行了交货义务。这是指买方必须自该时刻起，负担一切费用和货物灭失或损坏的一切风险。FAS术语要求买方办理货物出口清关。如买方不能直接或间接地办理出口手续，则不应使用此术语。 本术语只适用于海运或内河运输。
DAF DELIVERED AT FRONTIER 边境交货（…指定地） 是指卖方在毗邻国家关境前的边境指定地和地点提供了经出口清关的货物时，即履行了交货义务。在这个术语中确切地指定有关边境的交货地和地点，是极为重要的。 本术语主要用于铁路或公路货物运输，也可适用于其他任何运输方式。
DES DELIVERED EX SHIP 目的港船上交货（…指定目的港） 是指卖方在指定的目的港船上向买方提供了未经进口清关的货物时，卖方即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至指定目的港的一切费用和风险。 本术语只适用于海运或内河运输。
DEQ DELIVERED EX QUAY（duty paid） 目的港码头交货（关税已付）（…指定目的港） 是指卖方将货物运至指定目的港的码头，经进口清关，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物交至该处的一切风险和费用，包括关税、税捐和其他费用。 如果卖方不能直接或间接地取得进口许可证，本术语则不宜使用。 如果双方当事人愿由买方办理货物清关手续并支付关税，则应使用"关税未付"字句而不是"关税已付"，或采用DES术语。 如果双方要求排除卖方负担货物进口时支付某些费用的义务，如增值税（VAT），则应通过加注字句，如"目的港码头交货，增值税未付（…指定目的港）"，以使之明确。 本术语只适用于海运或内河运输。
DDU DELIVERED DUTY UNPAID 未完税交货（…指定目的地） 是指卖方将货物运至进口国的指定地，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至该处的费用和风险（不包括关税、税捐和进口时所需支付的其他由当局收取的费用，以及办理海关手续费用和风险）。买方必须负担由于他未及时办理货物进口清关手续而引起的额外费用和风险。 本术语可适用于各种运输方式。
DDP DELIVERED DUTY PAID 完税后交货（…指定目的地） 是指卖方将货物运至进口国的指定地，可供买方收取时，即履行了交货义务。卖方必须负担货物运至该处的风险和费用，包括关税、税捐和其他费用，并办理货物进口的清关手续。与EXW相反，DDP是卖方负担最多义务（maximum obligation）的术语。 如果卖方不能直接或间接地取得进口许可证，则不应使用本术语。
５．采购料品的工作分派处理：
当一个企业的采购人员超过一位以上时，就会牵涉到采购工作分派的问题，有些企业以供货厂商所在的地区作为采购分工的依据，有些企业则以料品的类别作为采购分工的依据，有些企业则没有规划系统性的做法，其中以料品的类别作为采购分工依据的做法较为合理而有效．
因此，对于采购工作分派，首先就必须将所有使用的料品先依据其属性加以分类，称为料品分类．然后将每一类的料品分类设定给一个指定的采购柜台，计算机软件就会自动将所有料品的采购柜台自动设定，这样将来各部门提出请购需求时，计算机软件就会自动将所有请购料品分派到各个采购柜台的负责人员处理后续请购事宜．
６．料品采购进价的设定建立：
企业为了正确掌握产品的制造成本，避免制造成本经常变动，影响企业的报价或销货利润，对于料品的采购进价必须与供料厂商取得协议，在一定期间内以合约(合同)加以设定．
对于某项采购件的料品，其供应厂商应该不只一个，且采购价格或供应厂商的付款条件、交易条件也都可能不同，而且，对于不同批量的采购价格也可能不相同．部份料品也可能发生原制造厂商必须透过经销代理商出货的情况，这些采购料品的信息都必须建立完整的资料在料品采购进价的数据库里．例如下列建档画面：
对于一个管理严密的公司而言，并不是有一个数据库画面可以将料品采购进价的资料输入即可，而必须对于每一次、每一个供货厂商报价和议价的过程都正确的记录在询价单（厂商报价单）里，并且经过完整的签核程序，再经最高主管确认无误之后，即自动将该笔料品采购进价的资料存入最新的档案里，作为最后(最新) 的采购进价标准．
如果因为市场价格变动，而必须变更价格，不论是买方或卖方提出的原因，都一样需要经过上述的重新报价和议价的过程，这样就可以追溯每一次的价格变动原因和时间．询价单(厂商报价单)的格式范例如下：
在报价单档里，各个栏位字段的说明如下：
项次 字段名称 功 能 说 明 或 该 栏 位 之 意 义
1 报价单号 新增时自动编号，或用补登的方式编号。
2 厂商代号 输入厂商的代号，或打 ? 开窗自行选择挑选。
3 报价日期 系统自动今日日期，使用者亦自行键入所需之日期。
4 交易条件 为与该厂商交易的条件方式，当使用者在作业键入厂商代号时，且此厂商在厂商基本资料有预设『交易条件』时，系统会自动带入本作业画面。
5 有效天数 即表明该报价单之有效天数。
6 厂商单号 可以键入厂商端的报价单单号。
7 课 税 别 为默认值 (1)零税、(2)免税、(3)外加、(4)内含。
8 结帐方式 可分为 Cash、L/C(us)、L/C(AT)与 Check，…等不同的方式。
9 保证期限 说明该报价料品之保证期限。
10 币 别 与厂商交易时，所使用的币别。例：美金、澳币、台币。
11 汇 率 此汇率会抓『今日汇率』之中间汇率。
12 报 价 人 为说明厂商报价的人员。
13 经 办 人 表明处理本报价之经手人员。
14 备 注 说明本报价单之额外说明。
15 项 次 流水号说明。
16 料品编号 键入报价的料品编号。
17 品名规格 当键入料品编号时，系统自动会带出品名规格。
18 材料成本 由使用者自行键入该料品之『材料成本』。
19 直接人工 由使用者自行键入该料品之『直接人工』。
20 制造费用 由使用者自行键入该料品之『制造费用』。
21 单 位 自动 Show 该项次料品编号的单位。(资料来源：(B1/Q1)料品基本资料之单位。)
22 数 量 使用者自行键入的数量。
23 单位进价 1.自动 Show 该项次料品编号的单位进价。资料来源：(B1/Q16)料品进料价格资料维护(B1/Q17)厂商供料价格资料维护2.如以上没有资料时，当本作业『确认』时，系统会将已键入的料品单位进价资料，UPDATE 至 (B1/Q16，B1/Q17)
24 合 计 即 数量 x 单位进价。
25 指定厂商 如在此字段键入『Y』时，当本作业画面确认后，系统自动会将报价单表头的厂商资料 UPDATE (B1/Q1)料品基本资料之指定厂商。
26 总 售 价 Show 出本报价单的总售价。
27 费 用 Show 出本报价单的总费用。
７．供应商进料比率的设定规划：
一个企业为了避免经营的风险，对于每一种采购件的料品都会至少选择３家供料(供货)厂商，免得只有一个供料(供货)厂商，万一该厂商发生事故时，会导致公司的营运受到重大影响．因此，分散风险的措施就变得是一项产业经营必要的措施．
为了同时维持各家供料(供货)厂商的正常密切往来关系，有些公司在采购料品时，如何合理分配采购数量给各家供料(供货)厂商，就必须将其变为一项运行的规则标准，以减少人为的疏失，而影响对厂商的公平性，最后影响公司的发展．因此，对于每一项采购料品的几家供料(供货)厂商设定一个分配比率，当有采购需求提出时，由计算机自动依据已经设定好的分配比率进行采购作业，就可以达到同时维持各家供料(供货)厂商的正常密切往来关系的目的．
采购料品供应厂商进料比率的设定作业范例如下：
在画面上有一个：＂分配下限＂的栏位字段，是指：采购的需求数量达到３００(含)以上时，才需要进行供应厂商的分配，否则就选择指定供应商．这样才不会出现：采购１０PCS时，也分配给三个供应厂商，厂商可能连运费都不够，完全没有经济效益．
８．供料(供货)厂商的评核制度规划：
企业为了对供料(供货)厂商有一个合理的考核，作为是否继续往来的依据，就必须建立一套厂商评核制度，对于厂商的评核制度,每一家公司都有自己设定的标准，包括有形和无形的评核标准．其中有形的标准是指可以计量的项目，例如：质量检验的评分，交期的评分，价格的评分，这些项目都有仓库收料单和品质检验数据可以支持，或是采购进价可以评核．至于厂商的配合度、商誉、企业规模、制程能力、品质认证．．．．．．等项目，则是无形而又比较主观的判断，所以一般都采用加／减分的方式作为对厂商评核的依据．
９．采购／付款循环管理体系的单据签核程序规划设定：
采购／付款循环管理体系所使用的单据和表格有许多，每一张单据和表格都会牵涉到：制单人、部门主管、承办人员、采购主管、财务主管、总经理、董事长．．．．．．等等签核、审查程序，必须建立完整这些签核、审查程序，才能启动采购付款循环管理体系的电算化上线作业．
有了以上完整的采购／付款循环管理体系的基础资料规划建立之后，即可以进行采购／付款循环管理体系的电算化上线作业，并确保采购付款循环管理体系的工作品质．
八、采购付款循环体系和财务应付帐款、总帐会计管理系统无缝接口规划设计:
采购付款循环体系的作业单据中，其中有部份单据同时也是属于交易的债务凭证单据，亦即，会产生债务的增加或减少的原始单据．对于这些采购过程中所发生的债务原始单据，原本是采用手工方式登录应付帐款，以及会计总帐的会计凭证（会计传票），可是，一旦进入了全面电算化整合信息管理系统的运作模式之后，这些原本使用的人工作帐方式就全部被计算机软件的功能所取代了．对于每一种采购的料品类别，不论是何种加项或减项的债务凭证，采用应付凭单制度，就可以在采购原始凭证确认交易完成时，自动登录债务凭证，减少了对人工作业的依赖．同时，对于每一笔债务凭证，计算机软件会自动产生借方及贷方之各项会计分录，而且１００％保证不会产
生错误．至于计算机如何自动产生会计分录呢？本公司顾问师将于课堂上给
予最完整而详细的说明．
债权凭证不同于会计凭证（会计传票），任何交易一旦债权确认就必须产生应付凭单，这样可以让财务部门及时掌握资金调度之状况，而且也有利于对债务凭证做帐龄分析．可是会计凭证（会计传票）则不同，对于来自采购循环体系的会计凭证如果逐笔登帐，则一个月进货８０００张采购交易凭证的话，除了产生８０００张会计凭证之外，至少将会产生１６０００笔的会计分录（借／贷方至少各一个分录），再加上进项发票税额，这种单据数量是非常惊人的．问题是在于：这种产生一堆会计凭证的做法并没有意义．会计凭证是需要高阶主管（总经理、董事长）等人签名盖章才能生效并入帐的，一个企业的高阶主管如果每个月要签上万张的会计凭证，则其它事情就别干了．所以，最好的方式应该是依据会计总帐的会计周期，设定从采购付款循环体系的会计凭证的入帐周期，再以月份＋供料厂商的区间自动产生一张会计凭证，这样做帐的话，如果有８００家供料厂商的话，则最多就产生８００张会计凭证而已，快速而高效，保证万无一失．
在采购作业的原始凭证自动产生会计凭证的过程里，对于不同的往来厂商，其使用的会计科目也不相同，当往来厂商属于关系企业时，其产生的应付帐款或其它应付款的会计科目部份，要使用联属(或关系) 企业的会计科目, 当往来厂商非属于关系企业时，其产生的应付帐款或其它应付款的会计科目部份，则要使用非联属(或非关系) 企业的会计科目．所有自动产生会计凭证的过程里，都要符合各个国家作会计帐的法令要求，并且符合公司股票上市的会计制度．
九、采购／付款循环管理体系外币交易的汇兑损益处理概念：
采购／付款循环管理体系难免会发生国外采购的需求行为，对于从国外采购的货品，就难免要支付外国货币，例如：USD美金、HKD港币、JPY日元、、、、等等．当牵涉到外币交易之时，就立即会产生因为外币汇率变动而引起的汇兑损益的问题，加上采购／付款循环管理体系的复杂运作过程，如何计算并处理外币汇率变动而引起的汇兑损益的问题，就是一个您必须要搞懂的问题．尤其中国大陆人民政府于２００５年７月份确定人民币和美金脱钩，正式采用浮动汇率机制，您绝对不能不懂外币交易产生汇兑损益的运算基础，否则将无法面对您眼前的工作．
外币交易的汇兑损益发生的原因，和采购的订购单的币别、汇率没有关系，而是在于采购进货时点的认定、进货（进料）成本、应付帐款的立帐开始认定，进口报关当时，外币的汇率认定是由海关的放行日来决定的，海关在进口报单和进口Invoice上盖上放行章，上面有放行日期，外币汇率的认定就是依据这个海关汇率来认定，海关进口关税的金额认定也是用这个汇率认定立帐，进货成本的单价认定也是用这个汇率乘以外币单价来立帐，应付帐款的立帐也是用这个汇率乘以外币单价来立帐，只有这样的做法，海关帐务、应付帐款、成本会计、总帐会计的帐册才会相互平衡．否则这些帐务一旦乱套，将来整个帐务系统的六大帐册就一团乱了．海关帐务、应付帐款、成本会计、总帐会计的帐册都认列完成后，为甚么会
发生汇兑损益呢？主要是在于应付帐款是以外币立帐，而其付款也是以外币付款，在立帐时的外币汇率和付款时的外币汇率发生差异时，就同时产生了汇兑损益．例如：海关在进口报单上的币别和汇率若是美金８．２７５，可是当公司付款时的币别和汇率是美金８．１２５，则每一块钱美金的汇兑损益就是＋０．１５０．假如当时进口的货款是１００万元美金，则汇兑损益就的金额就是＋１５万元人民币，等于这１００万元的美金应付帐款，我们因为人民币增值，所以可以少付１５万元的人民币金额，这就是汇兑收益．相反的，如果人民币贬值，对于原来的应付帐款，我们就得多付更多金额出
去，这就是汇兑损失．所以，外币应付帐款的金额和我们实际支付货款的金额，转换为本国币的差异数额，就是汇兑损益．至于我们是用预付货款、暂付款项、银行存款、应付票据，或是其它项目支付外币应付帐款，只要产生汇兑差异，都是属于汇兑损益的范围．因此，不论是采用T/T、L/C、D/P、D/A、O/A……等等付款方式，汇兑损益的核算方式就是这么简单，将应付帐款和实际付款的外币金额分别乘以各自发生当时的外币汇率，再相互扣减，就可以得到汇兑损益的金额．至于是汇兑收益或汇兑损失，就看本国币是升值，还是贬值，如果升值的话，就是汇兑收益，反之，如果贬值的话，就是汇兑损失．
十、采购／付款循环管理体系的进料(进货)成本及税务处理：
采购／付款循环管理体系的进料(进货)成本，除了其采购的进货价格之外，还包括其采购过程中所发生的相关费用，例如：信用状(证)开状手续费、邮电费、信用状(证)利息、报关费、运费、拖柜费、仓租费、关税、保险费、、、、、、等等．不同的费用项目，支付的时间和对象也不相同，但是都必须在进货(进料)验收时，将这Handling Charge分摊到各项采购进货的货品里．由于费用项目非常多而琐碎，除了关税是以货品项目单独核算外，一般费用都是以进货的价值比率来分摊其它费用的金额，做为其进货成本的核算基础．
如果制造产业进口原材料之后，经过加工制造变成制成品，再复运出口，其进口关税可以进行冲抵，或进行退税作业，相对其制造成本(销货成本)就应该扣抵关税的部份．
在平常制造成本核算的时候，关税应该纳入成本之核算，等到销货时，对于出口的货品，折算原材料的使用量之后，再换算冲抵关税的金额，做为营业销货成本的扣项．
至于采购进货(进料)营业税或增值税的部份，因为进项税额可以和销项税额相互扣抵，所以不列入进料(进货)成本的核算公式里．
在欧美的许多国家税法里，并没有营业税和增值税的课税问题，因此欧美的软件规划并没有处理营业税和增值税的功能，一旦拿掉了营业税和增值税的
处理功能，则交易过程里发生的营业税和增值税就不会转入应付帐款里边立帐，在会计总帐的会计分录科目里也少了营业税和增值税的科目，将导致财务部门和会计部门重大的困扰，尤其还要花大幅人力进行帐务的核对，实在非常没有效率，也失去了所谓：＂全面电算化整合管理信息系统＂的意义，而变成半手工，半电脑作业的局面．
十一、采购付款循环体系和六大帐策的关联及其自动立帐的观念解说：
所谓：＂六大帐册＂，就是指：库存帐、财务帐、会计总帐、税务帐、关务帐等．由于各国政府的法律规范不一样，因此，各种帐册的立帐基础也就不相同．我们先针对中国大陆和台湾的法律基础来做如下说明：
在中国大陆和台湾的法律规范中，采购验收过程中，除了采购验收单之外，还需要开立营业税（或增值税）发票，对于国外采购的货品，则还必须有申报进口合同，进货时则要有进口报单、Invoice等相关文件，而且，进口关税的核定价格和实际的进货价格并不一定相同，所以，如何将采购作业的进／退货和六大帐册的帐务做正确，对制造产业是一项非常重要的事务，否则就容易遭受政府相关单位的罚款或更严重的惩处．
我们把采购作业的交易过程的单据和六大帐册的关系列于下表:
相关单据 库存帐 财务帐 税务帐 会计帐 成本帐 关务帐
采购验收入库单 立帐 立帐
采购退货出库单 立帐 立帐
采购营业税发票采购增值税发票 立帐 立帐 立帐
采购退货红字发票 立帐 立帐 立帐
采购折让证明单 立帐 立帐 立帐
采购进口Invoice 立帐 立帐 立帐
采购进口报单 立帐
采购退货出口报单 立帐
由于采购验收单、采购营业税（或增值税）发票 、Invoice、报关单．．．．．．等等单据开立的日期经常不相同，因此就造成了六大帐册立帐时间的差异，当六大帐册立帐时间不同时，会计部门就必须针对差异部份进行调帐，否则就会造成会计总帐财务报表的失真情况．现在有了上列的六大帐册立帐基础的表格，电脑软件就可以自动进行廻转分录调帐的作业，而不再需要会计部门针对差异部份进行人工核算及调帐了．
十一、采购／付款循环管理体系的电算化各项作业单据范例解说：
１．部门请购辅助作业：（画面如下范例）
为了避免各部门手工填些请购单之后，采购部门还要再输入请购单到电脑系统，同时也避免一张请购单中填入的料品包括两个以上采购员负责购买的范围，造成重复填单的困扰，所以提供部门请购辅助作业，让各部门自己在电脑画面上输入所需请购的料品．
部门请购单为了避免各部门之间相互查看别人的请购资料，制造管理上的麻烦，所以必须设订密码权限，将各部门资料加以区隔开来．所以各部门进入本作业画面时，就必须输入密码，经过查核无误才可进入使用．
２．请购单维护作业：（画面如下范例）
３．采购进口合同维护作业：（画面如下范例）
４．采购单维护作业：（画面如下范例）
５．采购变更通知单维护作业：（画面如下范例）
６．采购暂收单维护作业：（画面如下范例）
７．采购检验单维护作业：（画面如下范例）
８．采购验收入库单维护作业：（画面如下范例）
９．采购验收单维护作业：（画面如下范例）
１０．采购退货出库单维护作业：（画面如下范例）
１１．采购退货(折让)单维护作业：（画面如下范例）
１２．采购进货发票维护作业：（画面如下范例）
１３．采购退货(折让)红字发票维护作业：（画面如下范例）
１４．采购进口报关单维护作业：（画面如下范例）
１５．采购进货Invoice维护作业(外购料品船期维护)：（画面如下范例）
１６．采购退货(折让)Credit Invoice维护作业：（画面如下范例）
2
１７．L/C信用证申请维护作业：
由于没有办法上传图解,并且文中很多表格没有办法显示,如阅读不便,请留下邮箱我发原稿给您.
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